Saveti za uspešnu organizaciju događaja

Organizacija događaja nije jednostavna kao što većini deluje. Ovaj proces, naprotiv, može biti izuzetno kompleksan i zahtevati sate i sate planiranja, analiziranja i priprema. Oni koji se profesionalno bave event management-om svakodnevno se susreću sa brojnim „to do“  listama i znaju na koliko mnogo detalja i sitnica zapravo treba obratiti pažnju.

Čest slučaj je, međutim, i da profesionalci iz različitih oblasti žele da podele svoje stečeno znanje i iskustvo sa drugima i odluče se za organizaciju seminara, radionica ili predavanja. Budući da su oni uglavnom specijalizovani za svoju stručnu oblast, ali nemaju praktičnog iskustva u organizaciji događaja, neretko se dešava da dođe do određenih previda.

Neminovno je da su tema i sam sadržaj predavanja najvažniji i da je to faktor zbog kog se ljudi odlučuju da li će posetiti događaj ili ne, međutim, postoje i neki detalji na kojima možete dodatno poraditi i time doprineti boljem celokupnom utisku vaše publike, pa i samom uspehu događaja.

  1. Agenda – Pre početka događaja obavezno napravite agendu. To će prvenstveno olakšati vama posao, jer ćete tačno moći da isplanirate koliko ćete vremena posvetiti kojoj temi, da uskladite tok predavanja i tema, pauze, ali i da odvojite vreme za interakciju sa publikom. Preporučuje se svakako da agendu podelite i sa publikom, jer će oni na taj način dobiti sliku o samom događaju i šta ih to sve očekuje na vašoj radionici ili seminaru. Agendu im možete poslati email-om, odštampati i podeliti pre početka predavanja ili barem ih usmeno upoznati sa planom i programom.
  1. Broj ljudi Ukoliko su vaše predavanje besplatno, potrudite se uvek prilikom organizacije da imate uvid u to koliko ljudi će prisustvovati. To možete lako rešiti tako što ćete kao uslov za prisustvo događaju naznačiti prijave putem email-a. Ovo je važno pre svega vama da biste znali šta možete da očekujte i kako da organizujete sam tok predavanja, odnosno da uskladite koncept događaja sa brojem prisutnih.
  1. Datum i vreme – Važno je da vodite računa prilikom odabira datuma i satnice održavanja vašeg događaja, jer će to može značajno uticati na odziv publike. Bilo bi dobro da proverite da li se istog dana kada ste planirali događaj, već održava nešto što bi moglo da vam „preotme“ posetioce. Prilagodite, takođe, satnicu vašoj ciljnoj grupi, jer ne bi bilo dobro da događaj zakažete u toku radnog vremena ukoliko veliki deo vaše publike čine zaposleni.
  1. Lokacija – Neka lokacija vašeg događaja bude prijemčiva svima, a ne nešto što će vašu publiku odbiti. Najbolje bi bilo izabrati centar grada, jer on lokacijski odgavara većini, a i ljudi su mahom naviknuti da se događaji dešavaju „u centru“.
  1. Posluženje – Potrudite se u skladu sa svojim mogućnostima da obezbedite neko posluženje prisutnima. To ne mora biti ništa značajno, niti podrazumevati preskup ketering, ali flašica vode na svakom stolu, sok i kafa na pauzama značajno mogu doprineti utisku vaše publike o kompletnom događaju.
Scroll to top